TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S.
NIT: 890.918.159-2
Domicilio: La Estrella, Antioquia
Dirección: Calle 98 Sur número 48-225
Teléfono: 444 93 93
Correo para notificaciones: recepcion@tincol.com.co
1. PREÁMBULO
De acuerdo con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, se reconoce el derecho fundamental a la protección de datos personales. Este derecho permite a todas las personas conocer, actualizar, rectificar y eliminar la información y datos personales que hayan sido recolectados y tratados en bases de datos, tanto públicas como privadas.
La Ley 1581 de 2012 regula este derecho y establece disposiciones para la protección de datos personales, junto con los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, actualmente consolidados en el Decreto Único 1074 de 2015.
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. se compromete a garantizar a los titulares el ejercicio de sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización de los datos personales recolectados. Esta política es de cumplimiento obligatorio para todos aquellos que manejen datos personales en la empresa.
2. OBJETIVO
El objetivo de esta Política es ofrecer información clara y accesible a todos los grupos de interés y establecer lineamientos que aseguren la protección de los datos personales tratados por TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. De esta manera, buscamos cumplir con la normativa vigente y los procedimientos que garanticen los derechos de los titulares.
3. APLICACIÓN
Esta política se aplicará a todas las bases de datos, ya sean físicas o digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S., tanto en su rol de responsable como de encargada del tratamiento.
La política está diseñada para que la ciudadanía disponga de la información necesaria sobre los tratamientos a los que serán sometidos sus datos y los derechos que pueden ejercer en relación con la empresa.
4. ALCANCE
La política establece procedimientos para atender de manera efectiva las solicitudes y reclamaciones de los titulares de la información y sus causahabientes. Se garantiza así el cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos personales y se asegura la adecuada protección de los intereses y derechos de los titulares.
5. GLOSARIO
• Acceso Restringido: Control del acceso a la información basado en parámetros definidos, evitando que los datos personales sean accesibles a través de internet sin las medidas de seguridad adecuadas.
• Área Responsable de Protección de Datos: Unidad encargada de supervisar la aplicación de la política de protección de datos.
• Base de Datos: Conjunto estructurado de datos personales objeto de tratamiento, incluyendo archivos físicos y digitales.
• Dato Personal: Cualquier información asociada a una persona natural identificable o identificada.
• Tratamiento: Conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, incluyendo su recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación.
6. PRINCIPIOS RECTORES
• Legalidad: El tratamiento se regirá por la legislación vigente.
• Finalidad: El tratamiento deberá tener una finalidad legítima y ser informada al titular.
• Libertad: El tratamiento requerirá el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Veracidad: Los datos deben ser veraces, completos y actualizados. • Transparencia: El titular tiene derecho a recibir información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento solo podrá ser realizado por personas autorizadas.
• Seguridad: Se implementarán medidas adecuadas para proteger los datos contra accesos no autorizados.
• Confidencialidad: Los empleados y contratistas están obligados a mantener la confidencialidad de los datos tratados.
• Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.
• Interpretación Integral: Los derechos se interpretarán en consonancia con otros derechos constitucionales.
• Necesidad: Solo se tratarán los datos estrictamente necesarios para lograr la finalidad del tratamiento.
7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
7.1 DATOS SENSIBLES
Los datos sensibles son aquellos que pueden comprometer la privacidad del titular o, si se utilizan de forma inadecuada, pueden llevar a su discriminación. Esto incluye información sobre el origen racial o étnico, la orientación política, creencias religiosas o filosóficas, afiliación a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como datos sobre la salud, la vida sexual y datos biométricos.
7.1.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo en las siguientes situaciones:
• Cuando el titular brinda su consentimiento explícito para el tratamiento, a menos que la ley disponga lo contrario.
• Cuando el tratamiento sea esencial para proteger un interés vital del titular que esté incapacitado física o jurídicamente, en cuyo caso, la autorización debe ser proporcionada por sus representantes legales.
• Cuando se trate de datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el tratamiento tenga fines históricos, estadísticos o científicos, adoptando las medidas adecuadas para garantizar la no identificación de los titulares.
7.1.2 AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. informará a los titulares, a través de los medios pertinentes, que no están obligados a otorgar autorización para el tratamiento de datos sensibles, conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
En el caso del tratamiento de datos relacionados con la salud, se implementarán medidas para garantizar la confidencialidad de la información. Los datos biométricos se utilizarán para la identificación, seguridad, cumplimiento de obligaciones legales y la adecuada prestación de servicios.
7.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo en el caso de datos de carácter público y siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
• Que se respete y promueva el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. • Que se garantice el respeto a sus derechos fundamentales.
Cumpliendo estos requisitos, el representante legal de los menores otorgará su autorización, previa consideración de la opinión del menor, tomando en cuenta su madurez y capacidad para comprender la situación.
8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y a las autorizaciones otorgadas por los titulares de la información, TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. llevará a cabo diversas operaciones, que incluyen la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de datos.
Este tratamiento se llevará a cabo exclusivamente para las finalidades autorizadas y en concordancia con las políticas de Seguridad de la Información que implemente la compañía.
Los datos personales recolectados por TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S., podrán ser tratados con el fin de llevar a cabo procesos de control, auditorías y evaluaciones en el marco de su objeto social, los datos personales se manejarán de acuerdo con el grupo de interés y en proporción a la finalidad específica del tratamiento, detallándose a continuación:
8.1 USUARIOS/CUIDADANÍA EN GENERAL
El tratamiento de datos personales por parte de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. tendrá las siguientes finalidades:
a) Gestionar las solicitudes de servicios realizados ante la empresa.
b) Proveer respuestas a consultas y peticiones.
c) Realizar trámites y procedimientos comerciales.
e) Enviar notificaciones y comunicaciones.
f) Ejecutar campañas de descuentos y nuevos servicios comerciales.
h) Actualizar bases de datos, incluyendo la transmisión de información a terceros para validación y enriquecimiento de datos, cumpliendo con las normativas legales. i) Facilitar el manejo de información por parte de proveedores y contratistas en relación con servicios solicitados.
j) Realizar estudios, estadísticas y análisis de tendencias relacionados con los servicios ofrecidos.
l) Gestionar la información para el cumplimiento de obligaciones tributarias y contractuales. m) Transmitir información a encargados nacionales o internacionales que ofrezcan servicios necesarios para la operación.
n) Prestar servicios de información a través de diversos medios.
o) Evaluar la calidad de los servicios proporcionados.
p) Grabar imágenes o cualquier otro registro como soporte de seguridad y videovigilancia. q) Mejorar las iniciativas promocionales de servicios y actualización de productos. r) Cumplir con otras finalidades determinadas durante la obtención de datos personales, siempre en conformidad con la ley y las funciones de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S.
8.2 TRABAJADORES
a) Realizar actividades necesarias para cumplir con obligaciones legales respecto a los Trabajadores y exTrabajadores.
b) Supervisar el cumplimiento de requisitos del Sistema General de Seguridad Social.
c) Publicar un directorio corporativo para facilitar el contacto con los empleados.
d) En caso de datos biométricos recolectados por videovigilancia, su tratamiento tendrá como fin la identificación y la prevención de fraudes.
e) Tratar datos personales de menores exclusivamente para cumplir con obligaciones legales.
f) En el caso de participantes en procesos de selección, se gestionarán sus datos garantizando el principio de acceso restringido.
g) Comunicar información sobre eventos organizados por la empresa a través de los medios considerados pertinentes.
h) Administrar la cadena presupuestal, incluyendo pagos y emisión de certificados.
i) Gestionar el proceso contable de la empresa.
9. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
a) La recolección y tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas se llevará a cabo para todos los fines relacionados con los procesos de selección, contratos y otras gestiones asociadas.
b) Se realizarán los trámites necesarios para cumplir con las obligaciones contables, tributarias y legales vinculadas a la relación con proveedores y contratistas. c) TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. gestionará la cadena presupuestal de la empresa, incluyendo la administración de pagos, la emisión de certificados de ingresos y retenciones, y la gestión de relaciones de pagos.
d) Se supervisará el proceso contable de la empresa para asegurar la adecuada gestión de los datos personales.
e) Se llevarán a cabo todas las actividades necesarias para cumplir con las diferentes etapas contractuales que rigen la relación con proveedores y contratistas.
f) Se expedirá la certificación contractual requerida por los contratistas o en respuesta a solicitudes de los entes de control.
g) Se mantendrá un archivo digital que contenga toda la información pertinente a cada contrato, asegurando su integridad y disponibilidad.
h) Se llevarán a cabo todas las demás finalidades establecidas en los procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, siempre en conformidad con la ley y en el marco de las funciones atribuidas a TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S.
10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. podrá transferir y transmitir datos personales a terceros con los que mantenga relaciones operativas, siempre que estos proporcionen servicios necesarios para su funcionamiento, de acuerdo con las funciones establecidas en la ley. Se adoptarán medidas necesarias para garantizar que quienes accedan a los datos personales cumplan con esta Política y con los principios de protección de datos.
Cuando se transmitan datos a uno o más encargados, ya sea dentro o fuera de Colombia, se establecerán cláusulas contractuales o se firmará un contrato de transmisión que incluirá:
1. Alcances del tratamiento.
2. Actividades que el encargado realizará en nombre del responsable del tratamiento. 3. Obligaciones del encargado hacia el titular y el responsable.
Este contrato garantizará que el encargado cumpla con las obligaciones del responsable según la política de tratamiento de datos, así como con las finalidades autorizadas por los titulares y las leyes vigentes.
Además, se incluirán las siguientes obligaciones para el encargado:
1. Tratar los datos personales en nombre del responsable, respetando los principios aplicables.
2. Proteger la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales. 3. Mantener la confidencialidad respecto al tratamiento de los datos personales.
En caso de realizar transferencias, se cumplirá con las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
11. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
11.1 DERECHOS DE LOS TITULARES
En el tratamiento de datos personales, TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. garantiza los siguientes derechos a los titulares:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos ante la empresa o los encargados del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones establecidas por la ley. c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales, previa solicitud. d) Presentar quejas ante la autoridad competente por infracciones a la ley. e) Revocar la autorización y solicitar la eliminación de datos en caso de incumplimiento de los principios y derechos establecidos, siempre que no exista una obligación legal o contractual de conservar la información.
f) Acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.
11.2 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
A menos que la ley disponga lo contrario, se requerirá la autorización previa e informada del titular para el tratamiento de sus datos. Esta autorización podrá ser obtenida por medios que permitan su consulta posterior, y se considerará válida si se manifiesta por escrito, de forma oral o mediante acciones inequívocas del titular.
11.2.1 EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN
No será necesaria la autorización del titular en los siguientes casos:
a) Información solicitada por la empresa en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de carácter público.
c) Situaciones de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Cualquier acceso a datos personales sin autorización deberá cumplir con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y normas relacionadas.
11.3 SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
La información solicitada por los titulares será proporcionada principalmente a través de medios electrónicos, garantizando que sea accesible y de fácil comprensión, y que coincida con lo registrado en las bases de datos.
11.4 DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
Al solicitar la autorización, TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. informará al titular sobre:
a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos y su finalidad.
b) El carácter facultativo de responder a preguntas sobre datos sensibles o de menores. c) Los derechos que le asisten como titular.
d) La identificación y contacto del responsable del tratamiento.
Se conservará evidencia del cumplimiento de estas disposiciones, y se proporcionará una copia al titular si así lo solicita.
11.5 PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN La información que cumpla con las condiciones legales puede ser suministrada a:
a) Los titulares, sus causahabientes o representantes legales.
b) Empresas públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) Terceros autorizados por el titular o por la ley.
12. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
12.1 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S., como responsable del tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de otras disposiciones legales aplicables:
a) Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, bajo las condiciones establecidas por la ley, copia de la autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección de datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información proporcionada al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información y comunicar oportunamente al encargado del tratamiento cualquier novedad respecto a los datos previamente suministrados, adoptando las medidas necesarias para mantener la información actualizada.
g) Rectificar la información incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Proveer al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado conforme a la ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados de acuerdo con lo señalado por la ley. k) Adoptar procedimientos específicos para asegurar el adecuado cumplimiento de la ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.
l) Informar al encargado del tratamiento sobre cualquier información que esté en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no se haya finalizado el trámite.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso de sus datos.
n) Notificar a la autoridad de protección de datos sobre cualquier violación a los códigos de seguridad que presente riesgos en la administración de la información de los titulares.
12.2 DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los encargados del tratamiento, así como TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. en su rol de encargado, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de otras disposiciones legales aplicables:
a) Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data en todo momento.
b) Conservar la información en condiciones de seguridad que prevengan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares conforme a lo estipulado en la presente política.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de la ley y, en particular, para la atención de consultas y reclamos de los titulares. j) Permitir el acceso a la información únicamente a aquellas personas autorizadas para ello. k) Notificar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad que representen riesgos en la administración de la información de los titulares. m) Verificar que el responsable del tratamiento cuenta con la autorización para el tratamiento de datos personales del titular.
13. ACCIONES GENERALES PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. establece los siguientes lineamientos generales para cumplir con sus obligaciones en la administración de datos personales, en concordancia con los principios de protección de datos.
13.1 Políticas de Seguridad de la Información
Se implementarán políticas de seguridad que incluyan medidas técnicas y organizativas para proteger la información personal contra el acceso no autorizado, pérdida o divulgación indebida.
13.2 Capacitación del Personal
Se llevará a cabo la capacitación continua del personal sobre la importancia de la protección de datos personales y las obligaciones legales relacionadas.
13.3 Evaluación y Auditoría
Se realizarán auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento de las políticas de protección de datos y detectar posibles vulnerabilidades en el tratamiento de la información.
13.4 Respuesta ante Incidentes
Se establecerán procedimientos para la gestión de incidentes relacionados con la seguridad de los datos, asegurando una respuesta rápida y efectiva para mitigar los riesgos y notificar a los titulares y a las autoridades competentes cuando sea necesario.
13.5 Comunicación y Concientización
Se implementarán estrategias de comunicación para informar a los titulares sobre sus derechos y sobre cómo se manejan sus datos, fomentando una cultura de protección de la información dentro de la empresa.
Estos lineamientos se revisarán y actualizarán regularmente para garantizar su efectividad y adecuación a los cambios normativos y a las mejores prácticas en la materia.
13.6 MANEJO DE LA INFORMACIÓN
Todos los integrantes de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. asumirán la responsabilidad de gestionar la información personal de manera adecuada en todas las etapas de su manejo, desde la recolección hasta su disposición final.
13.7 UTILIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información personal registrada en las bases de datos debe ser tratada conforme a las finalidades establecidas en el numeral 8 de esta política.
Si alguna unidad identifica usos alternativos no mencionados previamente, deberá comunicarlo al Oficial de Protección de Datos Personales, quien evaluará y gestionará su posible inclusión en la política actual. Además, se deberán considerar los siguientes aspectos:
a. Si un área distinta a la que recolectó el dato desea utilizarlo, esto se permitirá siempre que se trate de un uso razonable relacionado con los servicios de la empresa y que esté contemplado en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
b. Cada área debe asegurar que en el proceso de reciclaje de documentos físicos no se revele información confidencial ni datos personales. En este sentido, no se permitirán el reciclaje de hojas de vida, títulos académicos, certificaciones laborales, resultados de exámenes médicos ni ningún documento que contenga información identificable.
c. Si un encargado ha compartido datos personales con un área para un propósito específico, esta área no podrá utilizar dicha información para fines diferentes a los indicados en la Política de Tratamiento de Datos Personales. Al concluir la actividad, es responsabilidad del área que solicitó la información eliminar la base de datos o los datos personales utilizados, evitando riesgos de desactualización o posibles reclamaciones por parte de los titulares.
d. Los Trabajadores no podrán tomar decisiones que afecten significativamente la información personal, basándose únicamente en los datos proporcionados por el sistema. Se deberá validar la información mediante otros medios, físicos o manuales, y, si es necesario, de forma directa con el titular del dato.
f. Cualquier uso diferente de la información establecido en la política deberá ser consultado previamente con el Oficial de Protección de Datos Personales.
13.8 ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La información, tanto en formato digital como físico, se almacena en entornos que cuentan con los controles adecuados para garantizar su protección. Esto incluye medidas de seguridad física, informática y tecnológica, así como ambientales en áreas restringidas, ya sea en instalaciones propias o en centros de cómputo gestionados por terceros.
13.9 ELIMINACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La eliminación de soportes físicos y electrónicos se realiza mediante métodos que impiden su reconstrucción. Esta acción solo se llevará a cabo en conformidad con las normativas vigentes, asegurando la trazabilidad de cada operación. La eliminación abarca información en poder de terceros, así como en instalaciones propias.
13.10 MANEJO DE INCIDENTES RELACIONADOS CON DATOS PERSONALES
Se considera como incidencia cualquier irregularidad que afecte o pueda afectar la seguridad de las bases de datos o la información contenida en ellas. Ante el conocimiento de una incidencia, el usuario deberá comunicarlo al Oficial de Protección de Datos, quien tomará las medidas necesarias.
Las incidencias pueden impactar tanto bases de datos digitales como físicas, lo que generará las siguientes acciones:
a. Notificación de Incidentes: Si se sospecha que un incidente podría afectar bases de datos con información personal, se deberá informar al Oficial de Protección de Datos. b. Gestión de Incidentes: Cada funcionario, contratista o tercero tiene la obligación de reportar de inmediato cualquier evento sospechoso, vulnerabilidad o violación de políticas que pueda comprometer la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal de la empresa.
c. Identificación: Todos los eventos sospechosos o inusuales deben ser evaluados para determinar si constituyen un incidente y ser reportados adecuadamente. d. Reporte: Todos los incidentes y eventos sospechosos deben ser comunicados tan pronto como sea posible a través de los canales internos establecidos. Si se pierde o se divulga información sensible o confidencial a personas no autorizadas, el Oficial de Protección de Datos deberá ser notificado de inmediato. También, cualquier daño o pérdida de dispositivos que contengan datos personales en posesión de la empresa debe ser reportado al jefe directo y al Oficial de Protección de Datos.
e. Contención, Investigación y Diagnóstico: El Oficial de Protección de Datos debe garantizar que se tomen las medidas necesarias para investigar y diagnosticar las causas del incidente. Este proceso debe ser documentado.
Si se identifica un delito informático, conforme a la Ley 1273 de 2009, el Oficial de Protección de Datos reportará la información a las autoridades competentes, asegurando la «Cadena de Custodia» durante las investigaciones.
f. Solución: Cualquier área involucrada debe implementar medidas para prevenir la repetición del incidente, corrigiendo las vulnerabilidades existentes.
g. Cierre de Incidente y Seguimiento: El Oficial de Protección de Datos y las áreas involucradas, iniciarán y documentarán todas las acciones de revisión de las medidas adoptadas para resolver el incidente de seguridad. El Oficial de Protección de Datos elaborará un análisis anual de los incidentes reportados, cuyos resultados se utilizarán para desarrollar campañas de concientización que reduzcan la probabilidad de futuros incidentes.
14. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A SOLICITUDES, CONSULTAS Y RECLAMOS
Las solicitudes, consultas y reclamos que realicen los titulares de datos personales bajo tratamiento por parte de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. para ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, así como revocar la autorización, deben ser dirigidas a:
• Oficial de Protección de Datos Personales: TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. a
Dirección: Calle 98 Sur número 48-225
Teléfono: 444 93 93
Correo para notificaciones: recepcion@tincol.com.co
Este rol será el contacto principal para los titulares de datos personales en relación con los derechos establecidos en esta política.
15. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de datos personales, sin importar su relación con TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S., pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, así como revocar la autorización, siguiendo el “Procedimiento para actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones”.
15.1 PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. garantiza a los titulares de datos personales, sus causahabientes o personas autorizadas, el derecho de consultar la información contenida en su registro individual según lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable de la atención de consultas:
El Oficial de Protección de Datos Personales será responsable de recibir y gestionar las solicitudes conforme a la Ley 1581 de 2012 y estas políticas.
Las consultas deberán incluir al menos la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante.
b. Motivo de la consulta.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto.
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación.
e. Ser presentadas a través de los medios habilitados por TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S.
Una vez recibida la solicitud, el área correspondiente enviará la consulta al Oficial de Protección de Datos para verificar que la solicitud cumpla con los requisitos necesarios.
Plazos de respuesta a consultas:
Las solicitudes se atenderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de su recepción.
Prórroga del plazo:
Si no se puede atender la consulta dentro de este plazo, se informará al interesado antes de que finalice el término, explicando los motivos de la demora y la nueva fecha de atención, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles posteriores.
15.2 PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS
Derechos garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
a) Corrección o actualización: Los titulares tienen derecho a corregir o actualizar sus datos personales mediante reclamación, siempre que se cumplan los requisitos legales. b) Revocatoria de la autorización o supresión de datos: Los titulares pueden solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de su información cuando se cumplan los requisitos legales establecidos.
Responsable de atención de reclamos:
El Oficial de Protección de Datos Personales será el encargado de gestionar las solicitudes según la Ley 1581 de 2012 y las políticas vigentes.
Las reclamaciones deben contener, al menos, la siguiente información:
a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante.
b. Motivo de la reclamación.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto.
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación.
e. Ser presentadas a través de los medios habilitados por TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S.
Al recibir la solicitud de actualización o rectificación, esta será enviada al Oficial de Protección de Datos para verificar la legitimidad de la solicitud.
Reclamaciones sin requisitos:
Si la reclamación no cumple con los requisitos, se solicitará al reclamante que subsane la falta en un plazo de cinco (5) días.
Desistimiento del reclamo:
Si pasan dos (2) semanas sin que se presente la información requerida, se considerará que el reclamante ha desistido.
Recepción de reclamos dirigidos a otras empresas:
Si TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. recibe un reclamo destinado a otra empresa, en un plazo máximo de dos (2) días hábiles deberá indicarlo al reclamante.
Plazos de respuesta a los reclamos:
El plazo máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles desde la fecha de su recepción.
Prórroga del plazo:
Si no se puede atender el reclamo en este plazo, se informará al interesado de los motivos de la demora y se indicará la nueva fecha de atención, que no podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes.
Procedimiento de supresión de datos personales:
Si procede la supresión de los datos personales, se realizará de forma que no permita la recuperación de la información. Sin embargo, es importante que el titular sepa que ciertos datos pueden necesitar permanecer por razones legales.
16. CONTROL DE ACCESO Y VIDEOVIGILANCIA
16.1 CONTROL DE ACCESO
Las áreas que manejan información confidencial deben tener controles de acceso para restringir el ingreso únicamente a colaboradores autorizados, garantizando la trazabilidad de accesos.
16.2 VIDEOVIGILANCIA
La empresa cuenta con cámaras de videovigilancia para cumplir con las políticas de seguridad física, siguiendo las directrices de la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia.
16.2.1. Objeto
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos, condiciones y procedimientos que regulan el tratamiento de datos personales obtenidos por TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. a través de sistemas de video vigilancia, en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación.
16.2.2. Finalidad del Tratamiento
Los datos personales recolectados a través de los sistemas de video vigilancia serán tratados con las siguientes finalidades:
- Monitoreo y control de acceso a las instalaciones de La Empresa.
- Garantizar la seguridad de los usuarios y empleados mediante la disuasión de conductas irregulares.
- Proveer evidencia en caso de incidentes o situaciones que requieran revisión. • Derechos de los Titulares
- Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos. • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos personales en caso de incumplimiento normativo.
16.2.3 Autorización para el Tratamiento
La Empresa no requerirá autorización expresa para el tratamiento de datos personales mediante sistemas de video vigilancia, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.2.5 del Decreto Único 1074 de 2015.
16.2.4 Garantía de Privacidad
La Empresa se compromete a preservar la privacidad de los datos tratados y limitar el suministro de imágenes únicamente a autoridades competentes o en circunstancias que no afecten la privacidad de terceros.
16.2.5 Procedimiento para el Ejercicio de Derechos
Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los Titulares deberán ser dirigidas a los siguientes medios:
• Teléfono: 444 93 93
• Correo Electrónico: recepcion@tincol.com.co
16.2.6 Duración del Tratamiento
Las imágenes recolectadas se conservarán por un máximo de cinco (05) días, y en caso de ser parte de un reclamo o proceso judicial, se conservarán hasta que se resuelva.
16.2.7. Aceptación de la Política
Al acceder a las instalaciones de La Empresa, los Titulares aceptan y consienten el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con lo estipulado en la presente Política.
16. CAPACITACIÓN DE TRABAJADORES Y CONTRATISTAS
TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. implementará anualmente programas de capacitación y sensibilización en protección de datos personales y seguridad de la información. Las políticas se comunicarán adecuadamente y se capacitará a todos los Trabajadores y contratistas al menos una vez al año.
Los nuevos empleados recibirán formación sobre protección de datos al momento de su ingreso, con constancia de su asistencia y comprensión.
Los programas de capacitación se actualizarán periódicamente, y desde la Gestión de Talento Humano se definirán los planes de formación y evaluación de los empleados conforme a cambios normativos.
17. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS
Las bases de datos de TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. tendrán una vigencia acorde a la finalidad para la que se autorizó su tratamiento y conforme a las normas que regulan esta materia.
18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Según el artículo 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, TINTORERIA INDUSTRIAL COLOMBIANA S.A.S. NO está obligada a registrar sus bases de datos en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
19. VIGENCIA, VERSIONES Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
Esta política de tratamiento de datos personales entra en vigor desde su firma y tiene vigencia indefinida.
Cualquier modificación sustancial en las políticas de tratamiento se comunicará oportunamente a los titulares a través de los canales habituales y/o mediante su página electrónica.
14 enero 2022.
JUAN CARLOS SALDARRIAGA RUIZ
C.C. 71.641.155
REPRESENTANTE LEGAL